Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan las empresas es el exceso de uso de la aplicación WhatsApp. Muchas consideran que es una gran forma de comunicación, pero la realidad es que su eficacia no tan grande como piensan.
¿Qué es Whatsapp? Se preguntarán muchos. Pues bien, es una aplicación de mensajería instantánea creada en 2009, la cual no solo permite el envío de mensajes de texto al momento entre sus usuarios, sino que también se pueden hacer llamadas y videollamadas.
Además, es esa aplicación que tiene a quienes lo aman y a quienes lo odian. Pero quienes lo odian al final tienen motivos para amarlo.
Productividad, ¿qué suele hacerla más baja?
Empecemos hablando de la productividad. Con productividad nos referimos a la relación que existe entre los servicios que se producen con los recursos que las empresas usan para ello. Y en este caso, nos centramos en la productividad aplicable al equipo humano -dejando de lado la productividad obtenida de la maquinaria o la distribución-.
Vivimos en una época en la que se busca la mayor eficiencia en los procesos de trabajo: se sistematizan tareas a través de trabajos informáticos, se perfeccionan las tecnologías para que generen más, pero con menos consumo, se crean ordenadores con menores tiempos de ejecución, y por supuesto, también se busca los procesos competentes de los trabajadores.
Muchas veces, la necesidad de mayor productividad en el trabajo no viene de la preocupación por parte del empresario, sino de los mismos trabajadores, que cada vez son más competitivos, ya que, por día, el mercado laboral aumenta su competitividad, haciendo que la productividad sea lo más destacable.
Algunas de las causas que provocan mala productividad o baja productividad son, por ejemplo, jornadas laborales muy largas, altas exigencias, falta de comunicación clara, trabajo repetitivo, falta de formación y de reconocimiento de logros, y dispositivos de distracción que interrumpen la ejecución del trabajo, como puede ser el uso de aplicaciones de mensajería o redes sociales.
Comunicación dentro de la empresa
En todas las empresas, lo más importante es que haya muy buena comunicación con todos sus públicos, y se debe gestionar correctamente puesto que es algo fundamental dentro del ámbito laboral.
Existen dos tipos de comunicación. Por un lado, encontramos la comunicación formal, que sigue algún tipo de protocolo y cuida tanto el lenguaje como el mensaje que se quiere transmitir; se usa para dar órdenes, instrucciones, cuestiones importantes, e incluso despidos, etc. Y luego tenemos la comunicación informal, que es la que aparece entre los componentes de la empresa; no sigue protocolo alguno ni formalidades, puesto que es una comunicación sin más importancia que la que crea la necesidad de hablar.
Cómo WhatsApp no es una herramienta efectiva para la comunicación interna
Esta aplicación hace que haya una comunicación rápida y directa, además de informal, puesto que enviar un correo electrónico, aunque sea lo más correcto y formal, su recepción es más lenta.
Y nos topamos con el primer problema: acaba convirtiéndose en una distracción, provocando un bajo rendimiento del trabajador ya que es imposible que pasen media hora, -e incluso quince minutos-, sin consultar los mensajes.
- Es un buen canal para realizar los brainstorming, o lo que es lo mismo, la aportación de ideas entre varias personas para poner punto de partida a un proyecto. Evidentemente es una herramienta efectiva para ello, porque llega rápido y se hace en cualquier momento, para luego debatirlo cuando todo el equipo esté junto. ¿Qué pasa? Que luego ese grupo que se creó para comunicar las ideas que surgen en cualquier instante, acaba usándose para otras cosas, con un enfoque más de ocio.
- Como ocurre en otras redes sociales, aparece el problema de la privacidad y seguridad de los datos. En esta aplicación existen restricciones que hay que especificar a la larga, como es la foto de perfil, las horas de conexión, los estados, que son visibles para todos los compañeros de trabajo.
- Y, por último, tenemos el uso no responsable de la aplicación en cuánto a las horas en las que se debe mandar un mensaje. No se debe permitir que algún compañero, o incluso un superior escriba un mensaje a una hora fuera de la jornada laboral; hay que saber qué límites hay y llevarlos a cabo.
WhatsApp Web, ¿es perjuicioso usarlo en el trabajo?
Whatsapp Web es la aplicación de la que hemos hablado, pero se usa desde el ordenador. Es igual de útil y ventajoso, pero no es recomendable usarlo en el trabajo. ¿Por qué? Aquí te damos los motivos.
- Menos concentración. La baja concentración o su pérdida la genera las notificaciones que llegan, y aunque se silencien o se archiven los chats, el usuario sabe que está ahí y no parará de pensarlo hasta que no acceda de nuevo a él.
- Menos privacidad. Si usas esta aplicación en el ordenador del trabajo, y a esto le sumas si es compartido o si no tiene contraseña, las probabilidades de que cualquiera pueda acceder a tus chats son altas, puesto que se tiende a olvidar de que hay que cerrar sesión una vez que se deje de usar el ordenador para que eso no ocurra.
- Archivos. Lo mismo que ocurre con cerrar la sesión, ocurre con los archivos que se reciben y se descargan, ya que se quedan en el ordenador; para ello habría que borrarlos, y así nadie tendría acceso a ellos.
- Mensajes personales. Al ser una aplicación de mensajería instantánea, y no el típico correo electrónico usado exclusivamente para trabajar, llegan mensajes personales de conocidos, familiares y amigos, causando mucha distracción en el trabajador, bajando así su rendimiento y productividad.
Estas son algunas de las razones por las que la aplicación de mensajería instantánea, Whatsapp, hace menos productiva a las empresas, y a medida que vaya mejorando dicha aplicación, más razones aparecerán para afirmar que su uso perjudica más que beneficia. ¿Y tú, conoces más motivos?
